Hoe gebruik jij AI in je dagelijkse werk? 3 praktische tips.
AI hoeft echt niet meteen een ingewikkelde agent te zijn die je halve bedrijf overneemt. Ik kijk er zelf een stuk simpeler naar: welk werk doe je iedere dag en waar kan AI je gewoon tijd besparen of helpen om sneller iets goeds neer te zetten?
Sinds kort ben ik aangesloten bij Digital District Zwolle. Daar zitten allerlei bedrijven en specialisten bij die bezig zijn met digitale oplossingen. Dat spreekt me aan. Ik geloof namelijk dat je vaak verder komt als je verschillende kennis bij elkaar brengt.
AI komt daarbij natuurlijk steeds vaker voorbij. Alleen wordt het gesprek erover soms ook onnodig ingewikkeld van. Agents, automatisering, complete AI-organisaties... voor je het weet lijkt het alsof je eerst je hele bedrijf opnieuw moet inrichten voordat je er iets aan hebt.
Zo kijk ik er zelf niet naar. Ik begin meestal gewoon bij het werk dat er al ligt. Wat kost veel tijd? Wat doe je steeds opnieuw? En waar kan AI iets van dat werk uit handen nemen?
Voor mezelf deel ik het grofweg op in drie stappen. Eerst gebruik je AI voor losse taken. Daarna kijk je naar werkzaamheden die steeds terugkomen. En pas daarna wordt het interessant om AI meer zelfstandig te laten doen.
Gebruik AI eerst voor losse taken
Dit is de makkelijkste plek om te beginnen. Je hebt iets wat gedaan moet worden, je geeft AI een duidelijke opdracht en kijkt wat eruit komt.
Jij houdt dus gewoon de controle. Toch kun je hier al verrassend veel tijd mee besparen. Zeker bij werkzaamheden die normaal net even te veel handwerk kosten.
Teksten vertalen en aanpassen
Een heel simpel voorbeeld dat ik zelf veel gebruik: vertalen.
Dat hoeft niet alleen een letterlijke vertaling van Nederlands naar Duits of Engels te zijn. Je kunt dezelfde tekst ook meteen laten aanpassen voor een andere doelgroep of de schrijfstijl iets veranderen.
Je hebt daardoor snel een eerste versie waar je mee verder kunt. Zelf kijk ik hem daarna altijd nog even na. Vooral bij vaktermen, namen of zinnen waar nuance belangrijk is.
Van idee naar een landingspagina in een kwartier
Bij design merk ik misschien nog wel het duidelijkst hoeveel sneller het werk is geworden.
Ik kan een idee of briefing invoeren en binnen vrij korte tijd een eerste richting voor een landingspagina laten maken. Die hoeft helemaal niet meteen perfect te zijn. Het belangrijkste is dat er iets staat waar je naar kunt kijken.
Dat maakt het gesprek met een klant ook een stuk makkelijker. In plaats van lang uitleggen wat je ongeveer bedoelt, kun je gewoon naar een scherm kijken en zeggen: deze kant op, maar dit stuk moet anders.
Beeldbewerking zonder uren Photoshop
Hetzelfde zie je bij beeldbewerking. Een storend object uit een foto halen was vroeger soms gewoon een vervelend klusje.
Nu selecteer je het onderdeel bijvoorbeeld in Adobe Express of Photoshop en laat je AI een voorstel maken. Dat werkt niet iedere keer perfect, maar bij veel foto's scheelt het behoorlijk wat tijd.
Kijk daarna naar wat je steeds opnieuw doet
Op een gegeven moment merk je dat je steeds dezelfde soort opdracht aan AI geeft. Dan wordt het tijd om een stap verder te kijken.
Waarom iedere keer opnieuw dezelfde uitleg geven als je die werkwijze ook één keer goed kunt vastleggen?
Een eigen GPT die weet hoe jij graag werkt
Een vrij makkelijke stap is het maken van een eigen GPT. Daarmee hoef je niet bij iedere nieuwe opdracht opnieuw uit te leggen wie je bent, voor wie je schrijft en hoe je teksten eruit moeten zien.
Je kunt bijvoorbeeld vastleggen welke tone of voice je gebruikt, hoe je een artikel normaal opbouwt en welke woorden juist wel of niet bij je passen.
Dat laatste vind ik zelf best belangrijk. AI gebruikt namelijk graag bepaalde woorden en standaardzinnen. Als je veel AI-teksten leest, ga je die op een gegeven moment herkennen.
Woorden als cruciaal, essentieel of van die zinnen als “in de snel veranderende wereld van...” kun je er bijvoorbeeld gewoon uit verbannen. Scheelt al een hoop.
Bijvoorbeeld je schrijfstijl, doelgroep, vaste termen, voorbeelden van eerdere teksten, woorden die je niet wilt gebruiken en informatie die altijd gecontroleerd moet worden.
Je kunt er daarnaast eigen documenten of achtergrondinformatie aan toevoegen. Daardoor hoef je veel minder vaak vanaf nul te beginnen.
Ik kopieer zo'n tekst overigens niet blind naar een website. Zie het meer als een goede eerste versie. Daarna moet er nog steeds iemand naar kijken die de klant, het onderwerp en de context kent.
Administratie en facturen slimmer verwerken
Administratie is ook zo'n onderwerp waar veel kleine handelingen steeds terugkomen.
Een factuur komt binnen. Gegevens moeten worden uitgelezen, de factuur moet op de juiste plek terechtkomen en daarna moet iemand hem nog verwerken.
Je hoeft daar echt niet meteen een volledig automatische boekhouding van te maken. Als een systeem het voorbereidende werk doet en je zelf alleen nog hoeft te controleren, ben je al een heel eind.
Van losse videobewerking naar een vaste videoworkflow
Bij video werkt dat eigenlijk hetzelfde. Eén filmpje met AI laten maken of bewerken is handig. Interessanter wordt het wanneer meerdere stappen achter elkaar plaatsvinden.
Bij Property Video AI voer je bijvoorbeeld een woninglink of woninginformatie in. De software kan daar vervolgens een script en een eerste video van maken.
Daarna kun je zaken als branding, stem en muziek aanpassen en de video exporteren voor gebruik op bijvoorbeeld social media of een woningpagina.
Dat is precies wat ik hier bedoel met een workflow: je voert informatie aan en meerdere stappen in het productieproces worden daarna achter elkaar uitgevoerd.
Geef AI pas meer verantwoordelijkheid als de kaders duidelijk zijn
Dan kom je vanzelf bij de toepassingen waar tegenwoordig vaak de term AI-agent voor wordt gebruikt.
Ook daar hoeft volgens mij niet zoveel mysterie omheen te hangen.
Een chatbot die ook echt iets kan doen
Stel dat een klant vraagt: “Waar blijft mijn bestelling?”
Een gewone chatbot kan vertellen wat de gemiddelde levertijd is. Maar als je hem toegang geeft tot je systemen, kan hij bijvoorbeeld de bestelling erbij pakken en de actuele status controleren.
Afhankelijk van wat je toestaat, kan zo'n systeem daarna ook een Track & Trace sturen of een andere vervolgactie starten.
Daar zit voor mij het verschil. Hij geeft niet alleen antwoord, maar kan ook iets uitvoeren.
Marktonderzoek laten doorlopen
Je kunt vandaag aan AI vragen om vijf concurrenten voor je uit te zoeken. Prima. Maar morgen is die informatie alweer een dag ouder.
Interessanter wordt het als een systeem af en toe opnieuw kijkt: zijn er nieuwe spelers? Zijn prijzen veranderd? Is er een nieuw product bijgekomen?
Je hoeft dan niet steeds zelf opnieuw hetzelfde onderzoek te starten. Je wilt eigenlijk alleen weten wanneer er iets relevants veranderd is.
AI koppelen aan eigen software en platformen
Dit is het stuk dat ik zelf het interessantst vind. AI wordt een stuk nuttiger als het gekoppeld kan worden aan je eigen informatie en software.
Stel dat je een platform hebt met veel productinformatie. Dan kun je AI gebruiken om nieuwe informatie te zoeken, bestaande gegevens te controleren en afwijkingen eruit te halen.
Als zo'n proces goed staat, kun je stap voor stap bepalen welke werkzaamheden het systeem zelf mag uitvoeren en waar je nog eerst iemand naar wilt laten kijken.
Met dat soort toepassingen ben ik zelf ook bezig. Over een paar projecten kan ik op dit moment alleen nog niet alles vertellen.
Als je het heel simpel maakt
Je geeft AI één concrete opdracht en kijkt daarna naar het resultaat.
Een aantal stappen komt steeds terug en je legt die werkwijze vooraf vast.
Je geeft een doel en bepaalt vooraf wat het systeem wel en niet zelfstandig mag doen.
Niet alles hoeft een AI-agent te worden
Als ik één ding zou meegeven, dan is het dit.
Begin eens niet bij de vraag: “Wat kunnen we allemaal met AI?”
Kijk gewoon naar je werkdag. Waar gaat onnodig veel tijd in zitten? Welke klus komt iedere week terug? En welk onderdeel daarvan zou makkelijker kunnen?
Misschien heb je genoeg aan een goede prompt. Misschien moet je een aantal stappen automatiseren. En soms kom je uiteindelijk uit bij een systeem dat zelf dingen kan uitvoeren.
Tegelijkertijd wordt het steeds makkelijker om met AI een tekst, ontwerp of stuk code te maken. Dat betekent volgens mij ook dat alleen de uitvoering steeds minder onderscheidend wordt.
Als iedereen straks makkelijker teksten, designs en code kan maken, zit het verschil ergens anders. In een goed idee, een slimme aanpak en weten wie of wat je erbij nodig hebt.
En eigenlijk vind ik dat een interessantere ontwikkeling dan bijhouden welke AI-tool deze maand weer bovenaan staat.
Waar zou AI jou werk kunnen besparen?
Misschien heb je daar al een concreet idee bij. Het kan ook zijn dat je vooral een proces hebt waarvan je denkt: dit moet toch slimmer kunnen.
Daar denk ik graag eens over mee. Soms is AI de oplossing en soms blijkt er iets veel simpelers nodig te zijn.
Via Digital District Zwolle kom ik daarnaast graag in contact met andere ondernemers en digitale specialisten. Juist als verschillende kennis nodig is, vind ik het interessant om samen te kijken wat er gebouwd kan worden.
Wil je daar eens over sparren? Dan drinken we gewoon een keer koffie.
Laten we kennismaken →
